ஈமெயில் அனுப்புபவரா நீங்கள்?

இன்று வீட்டு முகவரி அலுவலக முகவரியை விடவும் முக்கியம் உங்கள் மின்னஞ்சல் முகவரி. ஒற்றை வரியில் உலகமே உங்களை அடையாளம் கண்டுகொள்கிறது. ஈமெயில் எனப்படும் இந்த மின்னஞ்சலில் உள்ள சிறப்பம்சங்களை சரியாகப் பயன்படுத்திக் கொள்ள விருப்பமா? அப்படியானால் தொடர்ந்து படியுங்கள்.

ஒரு நிறுவனத்தின் தலைவருக்கு வேலை வாய்ப்பு கோரியோ, அல்லது அயல்நாட்டில் இருக்கும் நிறுவனத்திடம் வணிக வாய்ப்பு வேண்டியோ நீங்கள் அனுப்பும் ஈமெயில் சில நிமிடங்களிலேயே நேரடியாக அவர்கள் கணினியில் இறங்கிக் கண்சிமிட்டுகிறது.

இடையில் யாரும் பிரித்துப் பார்க்க வாய்ப்பில்லை. தபாலில் தவறாது. சில சமயங்களில் ஸ்பாம் (spam) பகுதியில் சென்று விழுவதைத்தவிர உரியவரைச் சென்று சேர்வதில் அதிகபட்ச உத்திரவாதம் கொண்டது ஆகிய சிறப்புகள் ஈமெயிலுக்கு உண்டு. ஆனால், அதனைத் திறந்து வாசிக்கிறபோதே உங்களைப் பற்றிய உடனடி அபிப்பிராயத்தை அவர்களுக்கு எது உருவாக்குகிறது தெரியுமா? நீங்கள் ஈமெயில் எழுதியுள்ள முறை.

நாம், அவர்கள் கவனத்தைக் கவர்வதாக நினைத்துக் கொண்டு எல்லாவற்றையும் பெரிய எழுத்துக்களில் (Capital Letters) அனுப்புவோம். மேலைநாடுகளைப் பொறுத்தவரை பெரிய எழுத்துக்களில் ஈமெயில் அனுப்பினால், நாம் ஏதோ கோபத்திலும் எரிச்சலிலும் இருப்பதாகவும், அதை வெளிப்படுத்துவதாகவும் நினைத்துக் கொள்வார்கள். எனவே உங்கள் விசைப்பலகையில் உள்ள ‘ஷிஃப்ட்’ விசையை சரியாகப் பயன் படுத்துவது அவசியம்.

ஈமெயிலில், பெரிய பெரிய வாசகங்களைச் சுருக்கி வார்த்தைகளாய் அடிப்பதன் மூலம், நாம் இயல்பான தகவல் தொடர்பை மேற்கொள்வதாக நினைக்கிறோம். குறிப்பாக, மொபைல்  போன்களில் அனுப்பப்படும் குறுஞ்செய்திகள் இந்த மோசமான கலாச்சாரத்தைத் தொடங்கிவைத்தன. நண்பர்கள் மத்தியில் அது தவறாக எடுத்துக் கொள்ளப்படாது.

ஆனால், அலுவல் மற்றும் வணிகரீதியான ஈமெயில்களில் வாக்கியங்களை, வார்த்தைகளாக சுருக்குவது, அலட்சியத்தையும் அக்கறை இன்மையினையும் வெளிப் படுத்தக்கூடும்.

Regards என்ற சொல் ”ழ்ஞ்க்ள்”என்கிற போது உயிரற்றதாக ‘கடனே’ என்று சொல்ப்படுவதாக ஓர் எண்ணத்தை ஏற்படுத்தி விடுகிறது. உரிய இடங்களில் நிறுத்தக் குறிகள் (Punctuations) பயன்படுத்தாத ஈமெயில்களும் அலட்சியமாய் எழுதப் பட்டதாகவே கருதப்படக்கூடும்.

ஆனால் சிலரோ, தங்கள் ஈமெயில் முழுவதும் நிறுத்தக் குறிகளை, பாரி வள்ளல்போல் வாரி வழங்குவார்கள். How are you!!!! என்று தொடங்கும் ஈமெயில் உங்களைப் பற்றியும் உங்கள் நிறுவனம் பற்றியும் தவறான அபிப்பிராயத்தை ஏற்படுத்தும்.

இந்தியாவிலிருந்து இப்படிப்போன ஈமெயில் ஒன்றிற்கு அமெரிக்க நிறுவனம் பதிலளித்துவிட்டுப் பின் குறிப்பில் இப்படிக் கேட்டது. P.N: May we know why your mail is shouting?   (பி.கு: உங்கள் மின்னஞ்சல் ஏன் இப்படி சத்தம் போடுகிறது என்று தெரிந்து கொள்ளலாமா?)

சீரான எழுத்தளவுகளில், இலக்கணப் பிழைகள் இல்லாமல், அனாவசியமான நிறுத்தக் குறிகளைப் பயன்படுத்தாமல் வெவ்வேறு வண்ணங்களைப் பயன்படுத்திக் கண்களை உறுத்தாமல், மிதமாகவும், இதமாகவும் உங்கள் ஈமெயிலின் மொழிநடையும் எழுத்துக்களும் இருக்கும்படி பார்த்துக் கொள்ளுங்கள்.

வரிகளுக்கிடையே சமச்சீராக இடைவெளிவிடுங்கள். புல்லட் பாய்ண்ட் அல்லது எண் வரிசையிட்டு முக்கியமான விஷயங்களை நிரல்படுத்துங்கள்.

உங்கள் கணினியிலோ, அல்லது உங்களுக்கு யாராவது அனுப்பிய ஈமெயிலிலோ வித்தியாசமான, வசீகரமான படங்கள் இருக்கக் கூடும். அவற்றை சம்பந்தமேயில்லாமல் உங்கள் மடலோடு இணைத்து அனுப்பாதீர்கள். Attachment   உடன் வருகிற ஈமெயிலைக் கொஞ்சம் அச்சத்துடன்தான் யாரும் திறப்பார்கள்.

சம்பந்தமில்லாத படங்களையோ பொன் மொழிகளையோ அனுப்பினால், அவர்கள் எரிச்சலடைய வாய்ப்புகள் அதிகம். விசையைத் தட்டினால் சில விநாடிகளுக்குள் சென்று சேரப் போகிறது உங்கள் ஈமெயில். எனவே அவசரப்படாமல், ஒருமுறைக்குப் பலமுறை படித்து பிழைகள் இல்லாமல் ஈமெயில் அனுப்புங்கள்.

எல்லாவற்றையும் விட முக்கியம், உடனடி பதில் எதிர்பார்த்துத்தான் ஈமெயில் அனுப்பப் படுகிறது. எனவே, ஆற அமர பதில் எழுதாதீர்கள். “போனவாரம் நீங்கள் அனுப்பிய ஈமெயில் கிடைத்தது” என்று உங்கள் பதில் தொடங்கினால் உங்கள் “சுறுசுறுப்புக்கு” ஈடுகொடுக்க, பதில் கொடுக்க முடியாதென்று உங்களுடன் வணிகத் தொடர்பு வைத்துக் கொள்ளவே தயங்குவார்கள்.

மின்னஞ்சல் என்பது விஞ்ஞானம் தந்துள்ள வரங்களில் ஒன்று. அதை மிகச் சரியாகப் பயன்படுத்தி வளருங்கள்.